| УТВЕРЖДАЮ (наименование предприятия, организации, учреждения) (руководитель предприятия, организации, учреждения) 00.00.0000 № 00 (подпись) (Ф.И.О.) 00.00.0000 1.1. Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением предприятия. 1.2. Канцелярия создается и ликвидируется приказом директора предприятия.1.3. Канцелярия подчиняется непосредственно директору предприятия.1.4. Руководство канцелярии:1.4.1. Канцелярию возглавляет заведующий, назначаемый на должность приказом директора предприятия.1.4.2 Заведующий канцелярией имеет ____ заместителя (ей).1.4.3 Обязанности заместителя (ей) определяются (распределяются) заведующим канцелярией.1.4.4. Заместитель(и) и руководители структурных подразделений в канцелярии, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом директора предприятия по представлению заведующего канцелярией.2.1. Состав и штатную численность канцелярии утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению заведующего канцелярией и по согласованию с (отделом кадров; отделом организации и оплаты труда)2.2. В состав отдела входят (структурные подразделения, группы специалистов и пр.)2.3. Заведующий канцелярией распределяет обязанности между сотрудниками отдела и утверждает их должностные инструкции.№ п/п Задачи Функции3.1 Организация делопроизводства на предприятии. Ведение делопроизводства на предприятии.Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставка по назначению.Работа по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделений документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства.Формирование дел и их сдача на хранение.Разработка и внедрение новых технологических процессов работы с документами, совершенствование автоматизированных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).3.2 Обеспечение единого порядка документационного обеспечения предприятия. Разработка инструкций по делопроизводству на предприятии и их внедрение.Поиск и подготовка инструктивных и справочных материалов, необходимых для организации делопроизводства на предприятии.Методическое руководство делопроизводством в подразделениях предприятия, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив.Разработка и организация мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.Выполнение копировальных и множительных работ.Выполнение машинописных работ (прием материала для печатания, распределение между машинистками, учет выработки, сдача выполненной работы).3.3 Контроль за исполнением документов и подготовкой документов к передаче в архив. Контроль за сроками исполнения документов их правильным оформлением.Разработка мероприятий по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.Составление отчетов, справок, сводок по результатам контроля за исполнением.Разработка предложений по установлению исполнительской дисциплины, по исполнению структурными подразделениями поручений, о заслушивании на совещаниях руководителей структурных подразделений и отдельных специалистов, допускающих просрочку в исполнении решений и поручений.Разработка и обеспечение режима доступа к документации и использования информации, содержащейся в ней.4.1. Внешние документы:Законодательные и нормативные акты.4.2. Внутренние документы:Стандарты ГО, Устав предприятия, Положение о подразделении, Должностная инструкция, Правила внутреннего трудового распорядка.Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, канцелярия взаимодействует:№ п/п Подразделение По вопросам5.1 Со всеми подразделениями предприятия — ведения делопроизводства;- организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии;- подготовки и представления документов;- передачи входящей корреспонденции и приема исходящей;- получения и выдачи документов, подлежащих копированию и размножению;6.1. Канцелярия имеет право:6.1.1. Давать указания структурным подразделениям предприятия по вопросам, относящимся к компетенции канцелярии и вытекающим из функций, которые перечислены в настоящем положении.6.1.2. Требовать и получать от структурных подразделений предприятия материалы, необходимые для осуществления деятельности канцелярии.6.1.3. Требовать предоставления отчетов и информации об исполнении документов, поручений и решений.6.1.4. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения правил делопроизводства.6.1.5. Вносить предложения руководству предприятия о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности должностных лиц предприятия по результатам проверок.6.1.6. Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию канцелярии.6.1.7. …6.2. Заведующий канцелярией также вправе:6.2.1. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии.6.2.2. Вносить предложения в отдел кадров и руководству предприятия о перемещении работников канцелярии, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении дисциплинарных взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций, предусмотренных настоящим положением, несет заведующий канцелярией.7.2. На заведующего канцелярией возлагается персональная ответственность за:7.2.1. Организацию деятельности канцелярии по выполнению возложенных на нее задач и функций.7.2.2. Организацию оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями.7.2.3. Сохранность принятых в работу документов.7.2.4. Соблюдение сотрудниками канцелярии трудовой и производственной дисциплины.7.2.5. Обеспечение сохранности имущества, находящегося в канцелярии, и соблюдение правил пожарной безопасности.7.2.6. Подбор, расстановку и деятельность сотрудников канцелярии.7.2.7. Соответствие действующему законодательству визируемых (подписываемых) им проектов приказов, инструкций, положений, постановлений и других документов.7.3. Ответственность сотрудников канцелярии устанавливается их должностными инструкциями.8.1. При выявлении несоответствия какого-либо пункта положения реальному состоянию дел в канцелярии руководителем отдела, сотрудником либо другим лицом необходимо обратиться в (службу персонала, отдел кадров, экспертную комиссию по положениям и должностным инструкциям и т.д.)с заявкой на внесение изменений и дополнений в положение. (Форма заявки представлена в Приложении 1).8.2. Внесённое предложение рассматривается подразделением указанным в п. 8.1. данного положения в течение одного месяца со дня подачи заявки. По результатам рассмотрения выносится решение: — принять изменение или дополнение,- отправить на доработку (с указанием срока доработки и исполнителя), — отказать в принятии вносимого предложения (в этом случае заявителю направляется обоснованный отказ в письменном виде).8.3. Внесение изменений и дополнений в положение утверждается (заместителем генерального директора, генеральным директором и т.д.)по представлению (менеджера по персоналу, начальника отдела кадров, руководителя экспертной комиссии по Положениям и должностным инструкциям и т.д.)Руководитель структурного подразделения (подпись) (фамилия, инициалы)СОГЛАСОВАНО: Начальник юридического отдела (подпись) (фамилия, инициалы) 00.00.2000 С инструкцией ознакомлен: (подпись) (фамилия, инициалы) 00.00.00 |