Положение Об отделе документационного и информационного обеспечения

УТВЕРЖДАЮ
   
(наименование предприятия, организации, учреждения) (руководитель предприятия, организации, учреждения)
   

ПОЛОЖЕНИЕ  

00.00.0000 № 00 (подпись) (Ф.И.О.)
  00.00.0000

  Об отделе документационного и информационного обеспечения  

   
   


1. Общие положения отдела документационного и информационного обеспечения

1.1. Отдел документационного и информационного обеспечения является самостоятельным структурным подразделением предприятия.
1.2. Отдел создается и ликвидируется приказом директора предприятия.
1.3. Отдел подчиняется непосредственно директору предприятия.
1.4. Руководство отдела:
1.4.1. Отдел возглавляет начальник отдела документационного и информационного обеспечения, назначаемый на должность приказом директора предприятия.
1.4.2 Начальник отдела документационного и информационного обеспечения имеет ____ заместителя (ей).
1.4.3 Обязанности заместителя (ей) определяются (распределяются) начальником отдела документационного и информационного обеспечения.
1.4.4. Заместитель(и) и руководители структурных подразделений в составе отдела документационного и информационного обеспечения, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом директора предприятия по представлению начальника отдела документационного и информационного обеспечения.

2. Структура отдела документационного и информационного обеспечения


2.1. Состав и штатную численность отдела документационного и информационного обеспечения утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению начальника отдела документационного и информационного обеспечения и по согласованию с 


(отделом кадров; отделом организации и оплаты труда)



2.2. В состав отдела входят 


(структурные подразделения, группы специалистов и пр.)

2.3. Начальник отдела документационного и информационного обеспечения распределяет обязанности между сотрудниками отдела и утверждает их должностные инструкции.
2.4. ...


3. Задачи и функции подразделения

№ п/п Задачи Функции
3.1 Организация и сопровождение документационного обеспечения деятельности предприятия. Разработка и реализация концепции информатизации (за исключением правовой) подразделений предприятия.
Реализация и сопровождение офисных информационных технологий в подразделениях предприятия.
Создание и сопровождение справочно-информационного фонда предприятия.
Ведение делопроизводства.
Внедрение и совершенствование автоматизированной системы "Делопроизводство", сопровождение ее программного и информационного обеспечения, а также внедрение технологической базы данных.
Формирование сводной номенклатуры дел предприятия.
Оформление, выпуск, учет приказов и распоряжений руководства предприятия.
Изготовление и учет печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, внедрение электронных методов хранения и подготовки бланочной продукции.
Создание, сопровождение и развитие экспериментально-моделирующих стендов для отработки перспективных информационных и документационных технологий и специализированных программно-технических комплексов.
Организационно-методическое руководство службами делопроизводства на предприятии (в структурных подразделениях).
3.2 Информатизация подразделений предприятия. Организация эксплуатации, программно-технического сопровождения и администрирование локальной вычислительной сети предприятия, а также обеспечение и координация работ по ее модернизации и развитию.
Разработка и реализация технологии внутреннего безбумажного документооборота.
Выполнение оперативных работ и поручений, связанных с изготовлением специальной полиграфической продукции на основе автоматизированных принтофисных технологий.
Ведение и развитие программно-информационного фонда предприятия, в том числе лицензий и программ, приобретенных предприятием, отделом.
3.3 Обеспечение единства информационных и документационных технологий в подразделениях предприятия. Машинописное изготовление документов.
Выполнение копировально-множительных, диктофонных, стенографических и звукотехнических работ.
Внедрение, развитие и эксплуатация репрографических технологий и копировально-множительной техники.
Обеспечение технической и информационно-технологической поддержки всех видов работы с документами и поручениями.
Экспедиционная обработка, прием, регистрация, учет, хранение, доставка и рассылка корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи.
Обеспечение оперативного прохождения на предприятии документов и служебной корреспонденции.
3.4 Совершенствование информационного и документационного обеспечения на предприятии на основании единой технической политики и применения современных программно-технических комплексов подготовки и обработки документов. Внедрение автоматизированной системы подготовки текстов документов.
Разработка унифицированных шаблонов, форм, проектов бланков документов.
3.5 Организация и обеспечение специальной документальной связи с подразделениями предприятия, другими предприятиями, организациями и учреждениями, а также контроль за состоянием связи. Обеспечение подразделений предприятия печатями и штампами.
Документационное обеспечение совещаний и иных мероприятий, проводимых на предприятии и организуемых вне предприятия.
Участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий.
Обеспечение соответствующего режима доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.
3.6 Комплектование, обеспечение сохранности, учет и использование архивного фонда документов, образованных в деятельности предприятия. Создание кабинетных библиотек предприятия.
Организация обучения компьютерным и репрографическим технологиям сотрудников подразделений.
Анализ печатных и электронных средств массовой информации.
Создание информационного банка данных, видео- и фонотеки по материалам СМИ.
Перевод с иностранных языков и на иностранные языки научной, технической, экономической и другой специальной литературы, патентных описаний, нормативно-технической и товаросопроводительной документации, переписки с зарубежными организациями, материалов конференций, совещаний.


4. Регламентирующие документы

4.1. Внешние документы:
Законодательные и нормативные акты.
4.2. Внутренние документы:
Стандарты ГО, Устав предприятия, Положение о подразделении, Должностная инструкция, Правила внутреннего трудового распорядка.

5. Взаимоотношения отдела документационного и информационного обеспечения с другими подразделениями

Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, отдел документационного и информационного обеспечения взаимодействует:
№ п/п Подразделение По вопросам
5.1 Со всеми подразделениями предприятия - - ведения делопроизводства;
- организации контроля и проверки исполнения документов, поручений и решений;
- подготовки и представления документов;
- передачи входящей корреспонденции и приема исходящей, движения внутренней документации;
- получения и выдачи документов, подлежащих печатанию, копированию, размножению;
- информационного обеспечения деятельности предприятия;
- ...

5.2 С хозяйственным отделом; отделом материально-технического снабжения - обеспечения оргтехникой, оборудованием, канцелярскими принадлежностями;
- обеспечения ремонта оргтехники, копировально-множительного оборудования, пр.;
- ...

5.3 Со службами АСУ разработки и внедрения информационных технологий и применения средств вычислительной техники.

5.4 С юридическим отделом по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.



6. Права отдела документационного и информационного обеспечения

Отдел документационного и информационного обеспечения имеет право:
6.1. Осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделений предприятия и докладывать руководству о результатах проверок.
6.2. Запрашивать в структурных подразделениях документы и информацию, необходимую для выполнения контрольных функций отдела.
6.3. Возвращать на доработку документы, оформленные в подразделениях предприятия с нарушением инструкции по делопроизводству.
6.4. Привлекать специалистов структурных подразделений предприятия к подготовке проектов нормативно-методических документов по вопросам документационного обеспечения, делопроизводства и ведения архива.
6.5. Участвовать в формировании заказов, проработке контрактов на закупки программных, технических средств и расходных материалов.

7. Ответственность отдела документационного и информационного обеспечения
7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций, предусмотренных настоящим положением, несет начальник отдела документационного и информационного обеспечения.
7.2. На начальника отдела документационного и информационного обеспечения возлагается персональная ответственность за:
7.2.1. Организацию деятельности отдела по выполнению возложенных на него задач и функций.
7.2.2. Организацию оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями.
7.2.3. Сохранность принятых в работу документов.
7.2.4. Соблюдение сотрудниками отдела трудовой и производственной дисциплины.
7.2.5. Обеспечение сохранности имущества, находящегося в отделе, и соблюдение правил пожарной безопасности.
7.2.6. Подбор, расстановку и деятельность сотрудников отдела.
7.2.7. Соблюдение режима доступа к информации, являющейся государственной, коммерческой и служебной тайной, а также использование этой информации сотрудниками отдела в служебных целях.
7.3. Ответственность сотрудников отдела документационного и информационного обеспечения устанавливается их должностными инструкциями.

8. Заключительные положения


8.1. При выявлении несоответствия какого-либо пункта положения реальному состоянию дел в отделе документационного и информационного обеспечения руководителем отдела, сотрудником либо другим лицом необходимо обратиться в 


(службу персонала, отдел кадров, экспертную комиссию по положениям и должностным инструкциям и т.д.)

с заявкой на внесение изменений и дополнений в положение. (Форма заявки представлена в Приложении 1).

8.2. Внесённое предложение рассматривается подразделением указанным в п. 8.1. данного положения в течение одного месяца со дня подачи заявки. 
По результатам рассмотрения выносится решение: 
- принять изменение или дополнение,
- отправить на доработку (с указанием срока доработки и исполнителя), 
- отказать в принятии вносимого предложения (в этом случае заявителю направляется обоснованный отказ в письменном виде).

8.3. Внесение изменений и дополнений в положение утверждается 


(заместителем генерального директора, генеральным директором и т.д.)

по представлению 


(менеджера по персоналу, начальника отдела кадров, руководителя экспертной комиссии по Положениям и должностным инструкциям и т.д.)






Руководитель структурного подразделения  
 (подпись) (фамилия, инициалы)
СОГЛАСОВАНО: 
Начальник юридического отдела 
 
(подпись) (фамилия, инициалы)
 
00.00.2000 
 
С инструкцией ознакомлен:  
 (подпись) (фамилия, инициалы)
 00.00.00 









 

Наши партнеры: