Положение Об отделе документационного обеспечения

  УТВЕРЖДАЮ
   
(наименование предприятия, организации, учреждения) (руководитель предприятия, организации, учреждения)
   

ПОЛОЖЕНИЕ  

00.00.0000 № 00 (подпись) (Ф.И.О.)
  00.00.0000

  Об отделе документационного обеспечения  

   


1. Общие положения отдела документационного обеспечения 

1.1. Отдел документационного обеспечения является самостоятельным структурным подразделением предприятия.
1.2. Отдел создается и ликвидируется приказом директора предприятия.
1.3. Отдел подчиняется непосредственно исполнительному директору предприятия.
1.4. Руководство подразделением:
1.4.1. Отдел возглавляет начальник отдела, назначаемый на должность приказом директора предприятия по представлению исполнительного директора.
1.4.2. Начальник отдела имеет ______ заместителя (ей).
1.4.3. Обязанности заместителя (ей) определяются (распределяются) начальником отдела.
1.4.4. Заместитель(и) и руководители структурных подразделений в составе отдела документационного обеспечения, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом директора предприятия по представлению исполнительного директора.


2. Структура отдела документационного обеспечения

2.1. Состав и штатную численность отдела документационного обеспечения утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению исполнительного директора и начальника отдела документационного обеспечения и по согласованию с 


(отделом кадров; отделом организации и оплаты труда)




2.2. В состав отдела входят



(структурные подразделения, группы специалистов и пр.)

2.3. Начальник отдела распределяет обязанности между сотрудниками отдела и утверждает их должностные инструкции.

3. Задачи и функции отдела документационного обеспечения

№ п/п Задача Функции
3.1 Обеспечение единого порядка организации и ведения делопроизводства в подразделениях предприятия, унификация форм документов, создание образцов документов предприятия Организация делопроизводства на предприятии в соответствии со стандартами и нормативно-методическими документами.
Организационно-методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях предприятия.
Организация контроля за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства предприятия.
Обеспечение соответствующего режима доступа к документам, имеющим гриф конфиденциальности, и использования информации, содержащейся в них.
Составление сводной номенклатуры дел предприятия, контроль за правильным формированием и оформлением дел в структурных подразделениях.
Разработка нормативно-методических документов по ведению делопроизводства на предприятии (инструкций по работе с документами, бланков служебных документов, унифицированных форм документов предприятия).
3.2 Регистрация и учет документов, ведение справочно-информационной работы по документам предприятия Прием, регистрация, учет, хранение и рассылка поступающей, оправляемой и внутренней документации; оперативный поиск и выдача информации по документам.
Рассмотрение и проверка оформления документов, представляемых для доклада и на подпись руководству предприятия.
Оформление командировочных документов; регистрация командированных сотрудников.
Участие в работе экспертной комиссии предприятия по подготовке к передаче в архив документов, имеющих долговременные (постоянные) сроки хранения; выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
3.3 Внедрение новых информационных технологий в работе с документами Участие в постановке задач, разработке, проектировании и внедрении новых информационных технологий на предприятии.
Проведение мероприятий по повышению квалификации работников предприятия, занятых делопроизводством.


4. Регламентирующие документы

4.1. Внешние документы:
Законодательные и нормативные акты, стандарты и нормативно-методические документы по делопроизводству.
4.2. Внутренние документы:
Устав предприятия, Положение о подразделении, Должностная инструкция, Правила внутреннего трудового распорядка.


5. Взаимоотношения отдела документационного обеспечения с другими подразделениями

Для выполнения функций и реализации прав отдел документационного обеспечения взаимодействует:

№ п/п Подразделение Получение Предоставление
5.1 С техническими подразделениями и цехами чертежей, технических условий, иной документационного обеспечения для
регистрации, учета и хранения;
сообщений об изменениях в документационного обеспечения;
заявок на подбор технической литературы;
актов о списании документационного обеспечения;
заявок на размножение и рассылку документационного обеспечения;
копий документационного обеспечения чертежей, технических условий, иной документационного обеспечения;
технической литературы;
указаний, инструкций о порядке оформления документационного обеспечения для архива.
5.2 С отделом организации труда и заработной платы утвержденного штатного расписания;
положения о премировании работников отдела;
консультаций по вопросам трудового права.
 предложений по формированию штатного расписания отдела
5.3 С отделом материально-технического снабжения материально-технических ресурсов по заявкам отдела заявок на необходимые отделу материально-технические ресурсы(канцелярские принадлежности, оргтехника и т. п.).



6. Права отдела документационного обеспечения

Отдел документационного обеспечения имеет право:
6.1. Проверять организацию делопроизводства в структурных подразделениях предприятия, вносить по итогам проверок предложения и рекомендации их руководителям для принятия соответствующих мер.
6.2. Требовать от руководителей структурных подразделений справок, информации, документов, других материалов, необходимых руководству предприятия, а также информации об исполнении документов, поручений и заданий руководства.
6.3. Возвращать в структурные подразделения на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных ГОСТом правил оформления.
6.4. Представлять руководству предприятия:
6.5.1. Предложения о поощрениях работников отдела.
6.5.2. Информацию о планах отдела и отчет об их выполнении.
6.6. Проводить аттестацию работников отдела.


7. Ответственность отдела документационного обеспечения

7.1. Начальник отдела документационного обеспечения несет ответственность за добросовестное и своевременное выполнение функций, возложенных
на отдел.
7.2. На начальника отдела документационного обеспечения возлагается персональная ответственность за:
7.2.1. Соблюдение действующего законодательства в процессе руководства отделом.
7.2.2. Составление, утверждение и представление достоверной информации о работе отдела.
7.2.3. Своевременное исполнение приказов руководства.
7.3. Ответственность работников отдела документационного обеспечения устанавливается соответствующими должностными инструкциями.



8. Заключительные положения


8.1. При выявлении несоответствия какого-либо пункта положения реальному состоянию дел в отделе документационного обеспечения руководителем отдела, сотрудником либо другим лицом необходимо обратиться в 


(службу персонала, отдел кадров, экспертную комиссию по положениям и должностным инструкциям и т.д.)

с заявкой на внесение изменений и дополнений в положение. (Форма заявки представлена в Приложении 1).

8.2. Внесённое предложение рассматривается подразделением указанным в п. 8.1. данного положения в течение одного месяца со дня подачи заявки. 
По результатам рассмотрения выносится решение: 
- принять изменение или дополнение,
- отправить на доработку (с указанием срока доработки и исполнителя), 
- отказать в принятии вносимого предложения (в этом случае заявителю направляется обоснованный отказ в письменном виде).

8.3. Внесение изменений и дополнений в положение утверждается 


(техническим директором, заместителем генерального директора, генеральным директором и т.д.)

по представлению 


(менеджера по персоналу, начальника отдела кадров, руководителя экспертной комиссии по Положениям и должностным инструкциям и т.д.)






Руководитель структурного подразделения  
 (подпись) (фамилия, инициалы)
СОГЛАСОВАНО: 
Начальник юридического отдела 
 
(подпись) (фамилия, инициалы)
 
00.00.2000 
 
С инструкцией ознакомлен:  
 (подпись) (фамилия, инициалы)
 00.00.00 









 

Наши партнеры: