| ______________________________________________ (наименование организации, предприятия и т.п.) » » ______________ 20__г. №_________1. Администратор офиса относится к категории специалистов.2. На должность администратора офиса назначается лицо, имеющее профессиональное образование, опыт хозяйственной и административной работы не менее ________ лет.3. Администратор офиса должен знать:3.1. Расположение офисных помещений.3.2. Принципы планировки и оформления помещений офиса.3.3. Правила и методы организации работы офиса.3.4. Сферу деятельности работников офиса.3.5. Этику взаимоотношений в рабочей группе.3.6. Стандарты делопроизводства.3.7. Принципы организации снабжения офиса.3.8. Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения.3.9. Техническое оснащение офиса.3.10. Правила пользования оргтехникой.3.11. Принципы взаимоотношений с администрацией (комендатурой) здания, в котором располагаются офисные помещения.3.12. Основы эстетики, этики и социальной психологии.3.13. Правила внутреннего трудового распорядка.3.14. Основы трудового законодательства.3.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.4. Назначение на должность администратора офиса и освобождение от должности производится приказом руководителя организации.5. Администратор офиса подчиняется непосредственно ______________________.6. На время отсутствия администратора офиса (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.Администратор офиса:1. Обеспечивает подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами).2. Составляет сметы на материально-техническое обеспечение офиса.3. Оформляет необходимые документы для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; техническое обслуживание и ремонт оргтехники; иные услуги.4. Осуществляет контроль над оформлением помещений, следит за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов в офисе, предназначенных для выдачи посетителям.5. Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях офиса.6. Осуществляет контроль над правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе.7. Устанавливает контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.8. Обеспечивает надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты.9. Организует заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта.10. Организует делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками.11. Организует эффективное и культурное обслуживание посетителей, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.).12. Подготавливает материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей.13. Ведет учет посетителей.14. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.16. Подготавливает офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации, пр.).Администратор офиса имеет право:1. Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями.2. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом.3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.5. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.IV. Ответственность Администратор офиса несет ответственность:1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.Должностная инструкция разработана в соответствии с ________________ (наименование,_____________________________. номер и дата документа)Руководитель структурного (инициалы, фамилия)подразделения (кадровой службы) _________________________ (подпись) » » _____________ 20__г.Согласовано:Начальник юридического отдела (инициалы, фамилия)_____________________________ (подпись)» » ________________ 20__г.С настоящей должностной инструкцией ознакомлен: (инициалы, фамилия) _________________________ (подпись)
» » _____________ 20__г. |