Образец должностной инструкции (вариант 3)

I. Общие положения 1. Настоящая инструкция разработана в соответствии с Положением об отделе кадров.2. Инспектор по кадрам назначается на должность и освобождается от должности директором предприятия по согласованию с начальником отдела кадров.3. Инспектор по кадрам входит в штат отдела кадров.4. Инспектор по кадрам подчиняется непосредственно начальнику отдела кадров и работает под его непосредственным руководством.5. В своей практической деятельности инспектор по кадрам руководствуется действующим законодательством, Положением об отделе кадров, планами работ отдела кадров, настоящей инструкцией, другими действующими и организационно-распорядительными документами и инструкциями.6. Инспектор по кадрам должен:6.1. Знать: законодательные и нормативные правовые акты; трудовое законодательство; формы и методы контроля исполнения документов; структуру и штаты предприятия; правила оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников предприятия; порядок учета движения кадров и составления отчетности; порядок ведения банка данных о персонале предприятия; правила и нормы охраны труда.6.2. Владеть: вопросами организации работы с документацией по учету и движению персонала; навыками правильного установления наименований профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа определенной работы, льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам; навыками пользования средствами вычислительной техники, коммуникаций и связи.6.3. Иметь: среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование, специальную подготовку по установленной программе и стаж работы по профилю не менее 3 лет, в том числе на данном предприятии не менее 1 года.7. Основной задачей инспектора по кадрам является учет личного состава предприятия и его структурных подразделений. II. Функции 1. Оформление приема, перевода и увольнения работников.2. Ведение и учет трудовых книжек.3. Подготовка необходимых материалов для квалификационных, аттестационных комиссий.4. Оформление и учет отпусков.5. Оформление и выдача справок.6. Оформление документов для назначения пенсий.7. Организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и соблюдением правил внутреннего распорядка.8. Анализ текучести кадров. III. Должностные обязанности 1. Для выполнения функции по оформлению приема, перевода и увольнения работников инспектор по кадрам:1.1. Знакомится с соответствующими документами (паспортом, трудовой книжкой, дипломом или свидетельством об образовании, другими документами) и на их основании заполняет приказ (распоряжение) о приеме на работу.1.3. Составляет приказ (распоряжение) о зачислении на работу.1.4. Делает отметку о приеме на работу в журнале (книге) о приеме.1.5. Составляет отчет о приеме на работу.1.6. Знакомит принятого работника с правилами трудового распорядка, структурой управления предприятием.1.7. Оформляет (комплектует) личные дела на служащих (подшивка личного листка по учету кадров, заявления о приеме на работу, автобиографии и других документов, относящихся к деятельности работника; составление описи документов, находящихся в личном деле; нумерация, регистрация личного дела)1.8. Заполняет бланк приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора на основании заявления об увольнении и личной карточки работника.1.9. В соответствии с резолюцией директора предприятия составляет проект приказа об увольнении.1.10. Заполняет:а) личную карточку на основании следующих документов:— паспорта, трудовой книжки, диплома или свидетельства об образовании, личного листка (у служащих), военного билета (у военнообязанных), приказа (распоряжения о приеме на работу) — при приеме на работу;— оформленного приказа (распоряжения) об увольнении — при увольнении;б) алфавитную карточку;в) учетные карточки специалистов с высшим и средним образованием.1.11. На основании приказа об увольнении изымает личное дело из картотеки и производит записи об увольнении.1.12. Делает отметку об увольнении в журнале уволенных.1.13. Комплектует документы для передачи в архив.1.14. Перемещает личную карточку в картотеку уволенных.1.15. Оформляет перевод работника (составляет приказ о переводе; вносит необходимые сведения в личное дело; при необходимости составляет служебную записку о внесении изменений в штатное расписание).1.16. Предоставляет по требованию работника возможность ознакомления с материалами личного дела работника, с отзывами о его деятельности и другими документами до внесения их в личное дело, приобщает к личному делу объяснения работника.2. Для выполнения функции по ведению и учету трудовых книжек инспектор по кадрам:2.1. Выписывает трудовые книжки и вкладыши к ним.2.2. Делает в трудовой книжке записи:— даты зачисления на работу, профессии или должности, цеха (отдела), даты и номера приказа (распоряжения) о приеме на работу;— даты и причины увольнения и номера приказа об увольнении.2.3. Вносит в трудовую книжку записи: об изменениях по работе (перевод в другое подразделение, перемещение в должности, изменение разряда или оклада); о поощрениях и наградах; об изменении фамилии.2.4.Выдает трудовую книжку под расписку увольняемому.2.5. Вносит записи в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.2.6. Проставляет на первой странице трудовой книжки штамп с надписью “Выдан вкладыш” в случае выдачи вкладыша.2.7. Готовит невостребованные трудовые книжки для сдачи в архив.2.8. Знакомит работника с записями в трудовой книжке.2.9. Снимает копии с трудовых книжек (заполняет копию, проставляет печать, регистрирует копию трудовой книжки в журнале регистрации копий трудовых книжек).3. Для выполнения функции по подготовке материалов для квалификационных, аттестационных комиссий инспектор по кадрам:3.1. Составляет график проведения аттестации и установления квалификации.3.2. Доводит графики до аттестационных комиссий, руководителей структурных подразделений и аттестуемых.3.3. Заполняет аттестационные листы.3.4. Ведет протоколы аттестационной комиссии и вносит в аттестационные листы выводы комиссии.3.5. Подводит итоги аттестации по каждому подразделению.3.6. Готовит проект приказа.3.7. Составляет отчет о результатах аттестации.4. Для выполнения функции по оформлению и учету отпусков инспектор по кадрам:4.1. Получает график отпусков от подразделений.4.2. Составляет сводный график отпусков и производит его корректировку.4.3. Доводит график до руководителей подразделений.4.4. Осуществляет контроль за соблюдением графиков отпусков в течение года.4.5. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска производит запись в личной карточке (вида отпуска, даты ухода и возвращения из отпуска, период, за который предоставлен отпуск).4.6. Подсчитывает продолжительность дополнительного отпуска.4.7. Вносит записи в журнал регистрации отпусков.4.8. Оформляет приход работников из отпусков.5. Для выполнения функции по выдаче справок инспектор по кадрам выполняет следующие обязанности:5.1. Оформляет справки с места работы (вносит в бланк справки: фамилию, имя, отчество, должность или профессию работника, при необходимости указывает месячный оклад или средний заработок; проставляет дату выдачи, номера и места представления, печать).5.2. Выдает справки с места работы по просьбе работника или по требованию сторонних организаций или учреждений.6. Для выполнения функции по оформлению документов для назначения пенсий инспектор по кадрам:6.1. Составляет список работников, уходящих на пенсию.6.2. Уточняет стаж работника по данным личной карточки и трудовой книжки.6.3. Регистрирует заявление работника.6.4. Консультирует уходящего на пенсию.6.5. Комплектует документы для представления в органы социального обеспечения.6.6. Производит запись в книгу учета лиц, уходящих на пенсию.7. Для выполнения функции по организации контроля за состоянием трудовой дисциплины и соблюдением правил внутреннего распорядка инспектор по кадрам:7.1. Организует проверки наличия работающих на рабочих местах.7.2. Составляет ежедневные рапорты.7.3. Предоставляет в установленном порядке табель с указанием отработанного времени.7.4. Ведет учет неявок с указанием причин, а также учет нарушений трудовой дисциплины, связанных с использованием рабочего времени.7.5. Получает от нарушителей трудовой дисциплины объяснения.7.6. Ведет журнал учета нарушений трудовой дисциплины.7.7. Оформляет документы по наложению взысканий (представления, проекты приказов и пр.).7.8. Знакомит работника с приказом о наложении взыскания.8. Для выполнения функции по изучению причин текучести кадров инспектор по кадрам:8.1. Сортирует массив карточек уволенных по признакам “категория” и “причина увольнения”.8.2. Подсчитывает работников определенной категории по определенной причине в абсолютном и процентном выражении (по предприятию).8.3. Определяет текучесть кадров по структурным подразделениям.8.4. Оформляет справку (отчет) о текучести кадров.8.5. Излагает свои выводы о причинах текучести кадров и представляет их начальнику отдела кадров. IV. Права Инспектор по кадрам наделен:1. Функциональными правами:1.1. Запрашивать в структурных подразделениях предприятия необходимые данные о работниках (мнения руководителей, отчеты о выполнении должностных обязанностей работниками и пр.).1.2. Контролировать в структурных подразделениях соблюдение в отношении работников трудового законодательства, порядка предоставления установленных льгот и преимуществ.1.3. Требовать предоставления разъяснений по нарушениям трудовой дисциплины.1.4. Вести по поручению начальника отдела кадров переписку по вопросам подбора кадров, а также по другим вопросам, входящим в его компетенцию.1.5. Давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в его компетенцию.1.6. Не принимать документы, оформленные ненадлежащим образом, а также содержащие недостоверные сведения, без особого распоряжения начальника отдела кадров.1.7. Вносить предложения об отстранении от работы или о переводе на нижеоплачиваемую должность работников, не прошедших периодическую аттестацию, проверку квалификационных знаний, проверку знаний правил техники безопасности и пр.1.8. Вносить предложения о проведении совещаний по вопросам нарушения трудовой дисциплины на предприятии и в отдельных структурных подразделениях.1.9. Знакомиться с проектами решений руководства, касающимися деятельности предприятия, структурных подразделений или отдельных участков работы.1.10. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.1.11. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности предприятия, в том числе структурного подразделения, и совершенствованию методов работы коллектива.1.12. Пользоваться услугами библиотек, компьютерных и вычислительных центров, информационных фондов учебных и научных подразделений предприятия.2. Трудовыми правами:2.1. Требовать обеспечения организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей.2.2. Участвовать по своей инициативе в конкурсе на замещение вакантной должности на предприятии.2.3. Проходить переподготовку (переквалификацию) и повышение квалификации.2.4. Пользоваться услугами социально-бытовых, лечебных и других структурных подразделений предприятия. V. Взаимоотношения (служебные связи) 

Для выполнения своих должностных обязанностей и реализации предоставленных прав инспектор по кадрам взаимодействует со специалистами следующих подразделений: