| УТВЕРЖДАЮ (наименование предприятия, организации, учреждения) (руководитель предприятия, организации, учреждения) 00.00.0000 № 00 (подпись) (Ф.И.О.) 00.00.0000 1.1. Отдел документационного обеспечения является самостоятельным структурным подразделением предприятия.1.2. Отдел создается и ликвидируется приказом директора предприятия.1.3. Отдел подчиняется непосредственно исполнительному директору предприятия.1.4. Руководство подразделением:1.4.1. Отдел возглавляет начальник отдела, назначаемый на должность приказом директора предприятия по представлению исполнительного директора.1.4.2. Начальник отдела имеет ______ заместителя (ей).1.4.3. Обязанности заместителя (ей) определяются (распределяются) начальником отдела.1.4.4. Заместитель(и) и руководители структурных подразделений в составе отдела документационного обеспечения, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом директора предприятия по представлению исполнительного директора.2.1. Состав и штатную численность отдела документационного обеспечения утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению исполнительного директора и начальника отдела документационного обеспечения и по согласованию с (отделом кадров; отделом организации и оплаты труда)2.2. В состав отдела входят(структурные подразделения, группы специалистов и пр.)2.3. Начальник отдела распределяет обязанности между сотрудниками отдела и утверждает их должностные инструкции.№ п/п Задача Функции3.1 Обеспечение единого порядка организации и ведения делопроизводства в подразделениях предприятия, унификация форм документов, создание образцов документов предприятия Организация делопроизводства на предприятии в соответствии со стандартами и нормативно-методическими документами.Организационно-методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях предприятия.Организация контроля за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства предприятия.Обеспечение соответствующего режима доступа к документам, имеющим гриф конфиденциальности, и использования информации, содержащейся в них.Составление сводной номенклатуры дел предприятия, контроль за правильным формированием и оформлением дел в структурных подразделениях.Разработка нормативно-методических документов по ведению делопроизводства на предприятии (инструкций по работе с документами, бланков служебных документов, унифицированных форм документов предприятия).3.2 Регистрация и учет документов, ведение справочно-информационной работы по документам предприятия Прием, регистрация, учет, хранение и рассылка поступающей, оправляемой и внутренней документации; оперативный поиск и выдача информации по документам.Рассмотрение и проверка оформления документов, представляемых для доклада и на подпись руководству предприятия.Оформление командировочных документов; регистрация командированных сотрудников.Участие в работе экспертной комиссии предприятия по подготовке к передаче в архив документов, имеющих долговременные (постоянные) сроки хранения; выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.3.3 Внедрение новых информационных технологий в работе с документами Участие в постановке задач, разработке, проектировании и внедрении новых информационных технологий на предприятии.Проведение мероприятий по повышению квалификации работников предприятия, занятых делопроизводством.4.1. Внешние документы:Законодательные и нормативные акты, стандарты и нормативно-методические документы по делопроизводству.4.2. Внутренние документы:Устав предприятия, Положение о подразделении, Должностная инструкция, Правила внутреннего трудового распорядка.Для выполнения функций и реализации прав отдел документационного обеспечения взаимодействует:№ п/п Подразделение Получение Предоставление5.1 С техническими подразделениями и цехами чертежей, технических условий, иной документационного обеспечения длярегистрации, учета и хранения;сообщений об изменениях в документационного обеспечения;заявок на подбор технической литературы;актов о списании документационного обеспечения;заявок на размножение и рассылку документационного обеспечения;копий документационного обеспечения чертежей, технических условий, иной документационного обеспечения;технической литературы;указаний, инструкций о порядке оформления документационного обеспечения для архива.5.2 С отделом организации труда и заработной платы утвержденного штатного расписания;положения о премировании работников отдела;консультаций по вопросам трудового права. предложений по формированию штатного расписания отдела5.3 С отделом материально-технического снабжения материально-технических ресурсов по заявкам отдела заявок на необходимые отделу материально-технические ресурсы(канцелярские принадлежности, оргтехника и т. п.).Отдел документационного обеспечения имеет право:6.1. Проверять организацию делопроизводства в структурных подразделениях предприятия, вносить по итогам проверок предложения и рекомендации их руководителям для принятия соответствующих мер.6.2. Требовать от руководителей структурных подразделений справок, информации, документов, других материалов, необходимых руководству предприятия, а также информации об исполнении документов, поручений и заданий руководства.6.3. Возвращать в структурные подразделения на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных ГОСТом правил оформления.6.4. Представлять руководству предприятия:6.5.1. Предложения о поощрениях работников отдела.6.5.2. Информацию о планах отдела и отчет об их выполнении.6.6. Проводить аттестацию работников отдела.7.1. Начальник отдела документационного обеспечения несет ответственность за добросовестное и своевременное выполнение функций, возложенныхна отдел.7.2. На начальника отдела документационного обеспечения возлагается персональная ответственность за:7.2.1. Соблюдение действующего законодательства в процессе руководства отделом.7.2.2. Составление, утверждение и представление достоверной информации о работе отдела.7.2.3. Своевременное исполнение приказов руководства.7.3. Ответственность работников отдела документационного обеспечения устанавливается соответствующими должностными инструкциями.8.1. При выявлении несоответствия какого-либо пункта положения реальному состоянию дел в отделе документационного обеспечения руководителем отдела, сотрудником либо другим лицом необходимо обратиться в (службу персонала, отдел кадров, экспертную комиссию по положениям и должностным инструкциям и т.д.)с заявкой на внесение изменений и дополнений в положение. (Форма заявки представлена в Приложении 1).8.2. Внесённое предложение рассматривается подразделением указанным в п. 8.1. данного положения в течение одного месяца со дня подачи заявки. По результатам рассмотрения выносится решение: — принять изменение или дополнение,- отправить на доработку (с указанием срока доработки и исполнителя), — отказать в принятии вносимого предложения (в этом случае заявителю направляется обоснованный отказ в письменном виде).8.3. Внесение изменений и дополнений в положение утверждается (техническим директором, заместителем генерального директора, генеральным директором и т.д.)по представлению (менеджера по персоналу, начальника отдела кадров, руководителя экспертной комиссии по Положениям и должностным инструкциям и т.д.)Руководитель структурного подразделения (подпись) (фамилия, инициалы)СОГЛАСОВАНО: Начальник юридического отдела (подпись) (фамилия, инициалы) 00.00.2000 С инструкцией ознакомлен: (подпись) (фамилия, инициалы) 00.00.00 |